"Da fare" — la coda unica

In Da fare trovi tutto quello che aspetta te, in una pagina. Niente succede senza un tuo clic.

Come si fa

1. Apri Da fare dal menu.
2. Se vuoi un solo tipo di voce, scegli un filtro in cima.
3. Vai pratica per pratica con Precedente e Successiva.
4. Su ogni card premi Azioni e scegli cosa fare. Accanto a ogni scelta, la i dice, al passaggio del mouse, cosa succede se la scegli.
5. Se la scelta chiede un dato (il motivo del rifiuto, le indicazioni per riscrivere, una data), scrivilo nel campo che si apre nella card. Annulla ti riporta al menu.
6. Dopo ogni scelta compare un avviso con Annulla.
7. Con più proposte sulla stessa pratica, puoi usare Conferma tutte (in Tutta la pratica, nel prospetto): le approva nell'ordine in cui vanno decise, tranne i messaggi da mandare, che rileggi e mandi uno per uno. Poi puoi annullare.

Dove va un messaggio. L'AI propone la pratica (o una pratica nuova, o nessuna). Scegli fra:

• Conferma;
• Un'altra pratica: la scegli tu;
• Pratica nuova: titolo e tipo;
• Nessuna pratica;
• Rifiuta, e puoi dire perché: l'AI ci riprova con un'altra scelta sapendo cosa hai rifiutato e perché, al massimo 3 volte, poi te lo chiede.

Un messaggio da mandare. Vedi a chi va, su che canale e il testo. Scegli fra:

• Manda;
• Modifica: apre la bozza (testo, copia, allegati, anteprima di come arriva);
• Riscrivi: dici all'AI cosa cambiare;
• Non mandare.

Un dato da cambiare (stato o priorità di una pratica, una scadenza, un documento da pubblicare, un condòmino, una spesa…). Vedi prima → dopo e scegli:

• Approva;
• Rifiuta, e puoi dire perché: il motivo resta nella pratica e l'AI lo legge prima di proporre di nuovo qualcosa lì. La stessa proposta non torna, a meno che arrivi un messaggio nuovo.

Le domande. Rispondi e l'AI riprende da lì. Le domande possibili:

• Di quale condominio è? Anche più d'uno, oppure «Nessuno, è dello studio».
• Chi è? Lo cerchi fra condòmini e fornitori, oppure in fondo Nuovo condòmino… o Nuovo fornitore…: la scheda dell'anagrafica con già il nome e il recapito, e da lì in poi lo riconosciamo da soli. Il messaggio intanto va avanti.
• Quale condòmino?
• Su quale pratica va? Una delle proposte, un'altra, una nuova o nessuna.
• Serve un chiarimento: scrivi la risposta.

I promemoria. Oltre ad Apri la pratica e Rimanda (domani, 3 o 7 giorni, o una data):

• una scadenza si Risolve o si Sposta;
• per una pratica da sollecitare, Scrivi il sollecito: l'AI lo prepara e tu lo rivedi prima che parta;
• per una raccolta ferma, Sollecita chi manca.

Cosa vedi

In cima i filtri, con quante voci ci sono per ciascuno:

• Da mandare: risposte, solleciti, avvisi e messaggi che l'AI ha scritto.
• Da approvare: dove va un messaggio (quale pratica) e i dati che l'AI vuole cambiare.
• Domande: quando l'AI non sa decidere da sola e te lo chiede.
• Promemoria: scadenze vicine, pratiche da sollecitare, raccolte ferme, pratiche ferme.
• Canali: una casella che non scarica, messaggi che non sono entrati, un import del gestionale (.bds) non riuscito. Fra le azioni c'è Scrivi al supporto: apre un ticket al nostro team con l'errore già scritto, da completare e mandare.

Il prospetto di una pratica raccoglie tutto quello che c'è da decidere su di lei:

• in testa la pratica (un clic la apre), il condominio e la sua situazione in breve;
• sotto, le domande;
• poi le proposte, nell'ordine in cui vanno decise: prima quella da cui un'altra dipende;
• poi i promemoria.

Ogni card mostra:

• in testa, di quale pratica e di quale condominio si tratta (un clic li apre), chi l'ha proposta, quando e con che certezza;
• a sinistra, il messaggio in breve, come nella lista di un client di posta: chi, quando, oggetto, le prime righe, gli allegati;
• a destra, cosa si decide e un solo pulsante, Azioni: apre il menu con tutte le scelte della card, con quelle alternative raccolte sotto un titoletto (Decido io, Rimanda…);
• quando l'AI cita una cosa (una pratica, un condominio, un condòmino), un numerino: al passaggio del mouse dice cos'è, con un clic si apre;
• se l'AI chiede di scegliere fra persone con lo stesso nome, sotto ognuna il condominio e l'unità.

Da sapere

• Il messaggio in breve è la stessa card della Posta e della cronologia della pratica. Un clic su di lui, o su Leggi la conversazione, apre una mail nel suo dettaglio della Posta (vedi Il dettaglio di una mail) e una chat WhatsApp nel suo dettaglio della chat (vedi Il dettaglio di una chat WhatsApp).
• Quello che non è di una pratica sta insieme per messaggio: le decisioni nate dalla stessa mail.
• Quando arriva una proposta nuova su una pratica, si aggiunge al suo prospetto.
• Se cambia di nuovo lo stato o la priorità, vale l'ultima proposta: la precedente sparisce.
• Più messaggi di fila della stessa persona (per esempio tre WhatsApp in pochi secondi) l'AI li legge insieme, come una conversazione: ne esce una card sola, non una per messaggio.
• Quando arriva qualcosa di nuovo su una pratica (il condòmino, il fornitore, una tua risposta dalla casella), l'AI rilegge la pratica com'è adesso e rimette in ordine le proposte ancora aperte: una bozza che non dice più il vero la aggiorna (la vecchia sparisce con «Aggiornata: …»), quella che non serve più la ritira col motivo. Quello che hai già approvato non lo tocca.
• Se i messaggi dicono con certezza che la faccenda è conclusa («l'ha già sistemato il fabbro»), l'AI chiude da sola la pratica come risolta: lo trovi nelle notifiche della campanella, dove puoi annullare.
• Sto rileggendo la pratica… su una card vuol dire che è appena arrivato qualcosa su quella pratica e l'AI la sta rileggendo (Sto leggendo un messaggio nuovo… se il messaggio è arrivato nella sua conversazione): per qualche secondo la card non si può decidere. Quando ha finito torna normale, aggiornata se serve.
• Sto preparando «Da fare»…: la prima volta che colleghi una casella o il numero WhatsApp, l'AI legge e rilegge la posta degli ultimi giorni prima di proporti qualcosa. Finché non ha finito Da fare resta vuota e ti dice quante conversazioni restano; poi le proposte compaiono tutte insieme, così non ne vedi di superate.
• In Da mandare, se per scrivere la bozza l'AI ha una domanda, in coda c'è la domanda: la bozza arriva dopo la tua risposta.
• Quando l'AI è sicura che un messaggio non va in nessuna pratica (una notifica automatica, una newsletter, un «grazie»), lo lascia in archivio da sola, senza avvisarti: non compare né in Da fare né nelle notifiche. Il messaggio resta nella Posta: se invece andava in una pratica, aprilo e usa Collega a una pratica nel pannello a destra (anche Pratica nuova…, per aprirne una con quella conversazione). Il seguito di una conversazione che è già in una pratica non viene mai archiviato così da solo.
• Prima di chiederti Chi è?, l'AI guarda l'indirizzo, l'oggetto, il testo e la firma, e rilegge la conversazione. Aggiunge da sola il recapito a una scheda solo quando più indizi concordano (per esempio la firma col nome e l'interno giusto): lo trovi nelle notifiche, dove puoi annullare. Un nome uguale da solo non basta (omonimi, chi scrive per un altro): in quel caso te lo propone, o te lo suggerisce nella domanda con un clic (È …).
• Su ogni conversazione c'è al massimo una domanda Chi è? (o Di quale condominio è?): se la persona scrive ancora, la stessa domanda si aggiorna con l'ultimo messaggio. Se dai nuovi messaggi l'AI capisce chi è, la domanda sparisce da sola.
• Nei promemoria il motivo è già scritto («Scade tra 3 giorni», «Nessuna risposta da 9 giorni»).
• Su WhatsApp, dopo 24 ore dall'ultimo messaggio della persona, parte solo il modello a pagamento: prima di mandarlo ti chiediamo di confermare il costo.
• Finché un messaggio è in coda di invio, Annulla lo ferma.
• Non arrivano in Da fare (restano solo nell'archivio, dove li trovi con la ricerca): le newsletter senza documenti, le ricevute di consegna dei servizi di spedizione, le ricevute di bonifico senza richieste, la posta fra le caselle e i collaboratori dello studio, e ciò che non è per lo studio (pubblicità, offerte commerciali, candidature).

Quello che l'AI ha fatto da sola non è in Da fare: è nelle notifiche.

• Le apri con la campanella in alto a destra; il numero dice quante sono nuove.
• Le stesse righe sono nella Home, in Mentre non c'eri.
• Sono divise per quando sono successe (Ultimi 15 minuti, Oggi, Ieri, poi giorno per giorno) e arrivano una settimana alla volta: in fondo c'è Mostra la settimana prima.
• Le nuove hanno un puntino rosso.
• Ogni notifica è una riga, per esempio «Email di Mario Rossi messa nella pratica Infiltrazione dal tetto».
• Tutto quello che la notifica cita (la pratica, la scadenza, il messaggio, il file, il condominio, il condòmino) è sottolineato: al passaggio del mouse ne vedi i dettagli, come nelle risposte dell'assistente, e con un clic si apre (il messaggio apre la conversazione, il file la sua scheda).
• Dal menu ⋯ c'è Annulla, che torna com'era.
• Cosa trovi: un messaggio messo in una pratica (riaperta, se era risolta), una pratica aperta, la situazione di una pratica aggiornata (con il testo nuovo), una scadenza fissata o spostata, una raccolta dei riscontri aperta, un riscontro segnato, due raccolte unite.
• Trovi anche i file che un condòmino o un fornitore carica dall'app o dal portale (File caricato dal condòmino, con chi l'ha caricato e dove è finito, anche quando va solo in archivio senza pratica).
• E i file che hai caricato, quando l'AI ha finito di leggerli (cosa ha trovato, e Cosa ha fatto con i gesti da annullare), e il riepilogo dell'import del gestionale.

Se qualcosa non va

• Se la bozza non si può scrivere (per esempio la persona non ha né email, né PEC, né WhatsApp), la card dice perché, con Riprova e Non mandare.
• Un messaggio non arrivato torna qui con Rispedisci (da un altro recapito della persona, se c'è) o Lascia stare.
• Una casella che non scarica, messaggi che non sono entrati o un import del gestionale non riuscito finiscono in Canali: con Scrivi al supporto apri un ticket.