Privacy e trattamento dei dati

Questa pagina è un riepilogo pensato per la lettura. Qui sotto trovi i documenti ufficiali completi (versione 2.0, aggiornati al 6 luglio 2026): puoi consultarli qui senza uscire dall'app, aprirli in una scheda o scaricarli. In caso di difformità, prevale il testo integrale del documento.

Il servizio CtrlCondo è gestito da Openyard S.r.l., con sede in Via Gioacchino Quarello 15/A, 10135 Torino (TO). Per qualsiasi richiesta sulla privacy puoi scrivere a amministrazione@ctrlcondo.it.

CtrlCondo è uno strumento di lavoro per amministratori di condominio. Per i dati personali dei condòmini, dei fornitori e dei terzi che inserisci o che arrivano via email, tu (l'amministratore) sei il titolare del trattamento e CtrlCondo agisce come responsabile, trattando quei dati solo per fornirti il servizio e secondo le tue istruzioni. Google, come fornitore del modello AI, è un nostro sub-responsabile.

• Account e recapiti. Email, nome e cognome, nome dello studio e, se forniti, telefono e città indicati in fase di registrazione. L'identità di accesso è gestita tramite Firebase Authentication (Google).
• Documenti. I file che carichi o importi (PDF, scansioni, immagini, archivi gestionali) e il testo che ne estraiamo.
• Anagrafiche. Dati di condominî, condòmini, fornitori (nomi, recapiti, unità immobiliari, importi contabili) che inserisci o che importiamo.
• Email e WhatsApp. I messaggi e gli allegati delle caselle e del numero che colleghi, letti in automatico ogni pochi minuti finché il collegamento è attivo, per riconoscere richieste e documenti (per Gmail e Google Drive vedi la sezione «Dati da Google»).
• Caselle Microsoft. Se colleghi una casella Outlook / Microsoft 365, l'accesso passa da Microsoft: chiediamo solo i permessi per leggere la posta e segnare letti e non letti, mandare le risposte che approvi e conoscere l'indirizzo della casella; conserviamo il permesso cifrato. Non cancelliamo né spostiamo mai i messaggi. Lo revochi scollegando la casella o dalle app collegate del tuo account Microsoft.
• Storage esterni. Se colleghi Dropbox o una cartella in rete (Impostazioni → Storage), li leggiamo soltanto, come Google Drive: l'elenco dei file e delle cartelle che non escludi e il testo della prima pagina di ogni file; un file lo leggiamo tutto solo quando lo apri, lo metti in una pratica o premi «Indicizza». Per Dropbox chiediamo solo i permessi di lettura e conserviamo il permesso cifrato; lo revochi scollegando lo storage o da dropbox.com → Impostazioni → App collegate.
• Inviti a un collega. Se inviti un altro amministratore per email (Impostazioni → Invita un collega), usiamo il suo indirizzo solo per mandargli quell'invito a nome tuo (ed eventualmente un promemoria) e per legarlo al tuo invito se si registra. Ogni email ha il link per non ricevere altri inviti. Chi si registra dal tuo link vede il tuo nome e quello del tuo studio; tu vedi le date in cui si è registrato, ha iniziato e si è abbonato.
• Credenziali delle caselle. Le password IMAP/SMTP che configuri, conservate sempre in forma cifrata.
• Dati tecnici minimi. Log operativi necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio.

Non profiliamo i tuoi condòmini né i contenuti che carichi nell'app per finalità pubblicitarie. Sul sito pubblico (ctrlcondo.it) usiamo Google Analytics e Google Ads per misurare le visite e l'efficacia delle campagne.

Possiamo usare l'email e il numero di telefono che ci fornisci per comunicazioni relative al servizio: invio delle credenziali e messaggi di benvenuto, avvisi tecnici e di sicurezza, assistenza e supporto, e per chiederti un riscontro su come ti trovi con CtrlCondo e capire come migliorarlo.

Sono comunicazioni legate al rapporto con il cliente, basate sull'esecuzione del contratto e sul nostro legittimo interesse a fornire e migliorare il servizio — non pubblicità di prodotti di terzi. Puoi opporti o chiederci di non essere più ricontattato in qualsiasi momento scrivendo a amministrazione@ctrlcondo.it.

I dati applicativi — account, documenti originali, anagrafiche, indice di ricerca e log — sono ospitati su server situati nell'Unione Europea, presso il nostro provider di hosting (Contabo). I file originali (documenti e allegati) sono archiviati in Google Cloud Storage, nella regione dell'Unione Europea; i testi, le anagrafiche e gli indici per la ricerca sono salvati in un database PostgreSQL sui server europei.

I tuoi dati applicativi risiedono e vengono archiviati nell'Unione Europea: non li trasferiamo fuori dall'UE per la loro conservazione. L'unico trattamento esterno è l'elaborazione AI, descritta qui sotto, affidata a Google Cloud (Vertex AI) con l'impegno contrattuale che i contenuti non vengano conservati né usati per addestrare i modelli: vengono elaborati solo per generare la risposta richiesta.

Per analizzare e classificare i documenti, estrarre informazioni e proporti bozze di risposta, CtrlCondo invia il contenuto pertinente — testo dei documenti, dei PDF e delle scansioni, il testo delle email e le domande che poni — ai modelli Google Gemini, tramite Google Cloud (Vertex AI). Questo passaggio è ciò che rende l'assistente capace di leggere e rispondere.

Gli impegni di Google Cloud sul trattamento dei dati nell'AI generativa sono pubblicati su cloud.google.com/vertex-ai/generative-ai/docs/data-governance.

Quando colleghi una casella Gmail o Google Drive, è Google a chiederti il consenso, per ogni permesso. Ecco cosa leggiamo e perché.

• Gmail (permesso gmail.modify): leggiamo i messaggi e gli allegati della casella collegata per archiviarli nello studio, collegarli alle pratiche, mostrarli nella Posta e proporti le risposte; teniamo allineati letti e non letti fra CtrlCondo e la casella; mandiamo dalla casella le risposte e i messaggi che tu scrivi o approvi, mai da soli. Dalla casella non cancelliamo e non spostiamo mai niente.
• Google Drive, in due modi che scegli tu.
  • Importare dei file (permesso drive.file): solo i file che scegli con il selettore di Google, copiati nell'archivio dello studio. Il resto del Drive non lo vediamo.
  • Collegare il Drive come archivio (permesso drive.readonly, da Impostazioni → Storage): leggiamo l'elenco dei file e delle cartelle, tranne quelle che escludi, per mostrarli nell'Archivio di CtrlCondo ordinati per condominio, anno e tipo. Per ordinarli e cercarli teniamo il testo della prima pagina di ogni file, non il file; un file lo leggiamo tutto solo quando lo apri, lo metti in una pratica o premi «Indicizza». Sola lettura: nel Drive non scriviamo, non spostiamo, non rinominiamo e non cancelliamo niente.

Dove finiscono. Messaggi, allegati e file importati sono conservati come gli altri dati dello studio, in Europa (vedi «Dove risiedono i dati»); i permessi di accesso che Google ci rilascia sono salvati cifrati (AES-256-GCM). Il contenuto viene elaborato da Google Gemini tramite Vertex AI solo per fornirti il servizio, come descritto sopra.

Cosa non ne facciamo. Non cediamo e non vendiamo questi dati, non li usiamo per pubblicità e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale generali, nostri o di terzi. Nessuna persona li legge, salvo che tu ce lo chieda (per esempio per l'assistenza), per motivi di sicurezza o per obblighi di legge.

Come smettere e come cancellarli. In Impostazioni → Canali, Scollega revoca il permesso su Google e ferma subito la lettura; puoi revocarlo anche da myaccount.google.com/permissions. I messaggi già importati restano nell'archivio dello studio finché non li cancelli: con Impostazioni → Dati e reset → Reset del profilo cancelli tutti i contenuti dello studio, oppure scrivici a amministrazione@ctrlcondo.it e cancelliamo noi la posta importata, i file e, se vuoi, l'intero account.

L'uso e il trasferimento ad altre app delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti Limited Use.

CTRLCondo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

• Le password delle caselle email (IMAP/SMTP) e i permessi di accesso di Google (Gmail, Drive) sono cifrati con AES-256-GCM prima di essere salvati: nel database non esistono mai in chiaro.
• Le comunicazioni tra app, server e Google avvengono su connessioni cifrate (HTTPS/TLS).
• L'accesso è protetto da autenticazione e ogni studio vede esclusivamente i propri dati (isolamento per workspace).

Conserviamo i dati per il tempo in cui usi il servizio e per gli obblighi di legge. Puoi cancellare documenti e anagrafiche dall'app. Alla chiusura dell'account rimuoviamo i dati associati, salvo ciò che dobbiamo conservare per obblighi normativi.

In base al GDPR puoi in ogni momento accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli, limitarne o opporti al trattamento e richiederne la portabilità. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per esercitare questi diritti scrivi a amministrazione@ctrlcondo.it.

• Non vendiamo né cediamo i tuoi dati a terzi per scopi commerciali.
• Nell'app non usiamo cookie di profilazione pubblicitaria dei tuoi condòmini.
• Non inviamo i tuoi contenuti ad altri servizi AI oltre a Google Gemini.
• Non usiamo i tuoi dati per addestrare modelli, nostri o di terzi.